Seluruh karya dikirimkan dalam amplop tertutup, dilengkapi surat pengantar dari pemimpin redaksi atau kepala biro, ke Panitia HPN PWI Jatim, Jalan Taman Apsari 15–17 Surabaya, paling lambat 25 Maret 2026.
Rapat tersebut juga menetapkan struktur kepanitiaan HPN 2026 PWI Jatim. Syaiful Anam ditunjuk sebagai Ketua HPN 2026 PWI Jatim. Koordinator lomba jurnalistik tulis dan awarding dipercayakan kepada Tarmuji, lomba jurnalistik foto oleh Budi Purna, seminar dan focus group discussion (FGD) oleh Sokip dan Yuristiarso Hidayat, serta bakti sosial di Lapas Porong dan donor darah oleh Abdul Rouf.
Sementara itu, kegiatan tret-tret HPN ke Banten dikoordinatori Andy Setyawan, dan resepsi puncak HPN oleh Iskandar Pribowo. Seluruh pengurus PWI Jatim dilibatkan dalam kepanitiaan.
